MES 7 MEILLEURES ASTUCES DE PRODUCTIVITÉ

MES 7 MEILLEURES ASTUCES DE PRODUCTIVITÉ

17 septembre 2018 0 Par Emmanuel Claret

L’interruption est l’ennemi de la productivité. Dans le livre REWORK, écrit par les fondateurs du logiciel Basecamp et du langage Ruby on Rail, les auteurs nous alarment sur le pouvoir destructeur des interruptions dans le milieu du travail. Ils nous invitent aussi à prendre de toutes petites décisions pour nous aider à progresser. En ce sens, je vais vous proposer quelques petites astuces pour améliorer votre productivité. J’en ai choisi sept qui j’espère vous aideront autant qu’elles m’ont aidé.

templates productivité

1/ Utilisez des templates en interne.

Je me souviens que faire des demandes en interne a toujours été problématique pour moi. Je passais un temps fou à rédiger des mails pour demander un prix, une disponibilité ou un délai. J’aurais pu appeler mon assistante à chaque fois mais le risque de passer une heure au téléphone à discuter avec Aurélie de son fils malade était trop grand. Je décidais de passer par le mail aussi souvent que possible. Je le faisais également pour en laisser une trace dans ma boîte Outlook. Il n’était pas rare que j’envoie une trentaine de messages en interne dans une seule journée.

Un jour de mai 2008, un ami commercial me disait avoir résolu ce problème de time consuming (consommateur de temps). Il utilisait des « templates » pour tout. Des quoi ? Des templates, des brouillons des demandes les plus courantes. Il me montra sept templates. Un pour les demandes de prix, un pour les délais, un pour les échantillons, un pour les disponibilités, un pour les départs urgents, un pour les lignes de crédit, et même un pour ses clients agressifs. Quel génie ! J’ai copié tous ses templates et j’ai gagné un temps phénoménal.

 

2/ Utilisez des templates avec vos clients.

Oui, je sais, vos clients aiment que vous leur fassiez de beaux mails personnalisés. J’ai le regret de vous annoncer qu’ils ne les lisent pas.

Je vous conseille d’utiliser la même approche que pour les mails en interne. Créez vos propres templates pour votre message d’accompagnement de vos offres de prix, de vos envois de fiches produits, de documentation, pour vos relances d’échantillons. Loi des 80 / 20 oblige, concentrez-vous sur les 20 % de mails qui répondent à 80 % des demandes.

Les clients ne s’apercevront même pas que vous avez créé des templates. Ils font comme vous quand ils reçoivent une offre. Ils ouvrent directement la pièce jointe.

3/ Enlever vos notifications sur votre ordinateur et votre portable.

Vous devez rester maître de votre vie. Suivre son agenda est un élément indispensable du métier de commercial. Si vous prenez l’habitude de répondre à vos mails chaque fois qu’une notification vous pousse à les consulter, vous suivez l’agenda de quelqu’un d’autre. Celui de vos clients, de vos collègues, de votre manager, mais pas le vôtre. De plus, vous donnez à vos clients la mauvaise habitude de leur répondre dans l’heure. Comment reprendre le contrôle ?

Désactivez toutes vos notifications mails et choisissez de les regarder deux fois par jour. Je sais, ce n’est pas facile. Mais si c’était facile, tout le monde le ferait. Et tous les commerciaux du monde seraient zen et performants. Définissez vos heures de lecture de mails et vos heures de réponse. Pour ma part, je ne regarde mes mails que deux fois par jour à 11 heures et à 16 heures. Et je prends trente minutes pour y répondre. J’utilise des templates dans la majorité des cas.

productivité commerciale

4/ Ne répondez qu’à ce qui est important (pour vous).

Prenons les mails par exemple. Vous avez défini vos plages horaires pour les lire et y répondre. Maintenant il faut savoir à quel mail répondre. Vous n’aurez malheureusement pas le temps de répondre à tous. Quoi ? Oui, je sais, vous allez grincer des dents. Mais ce n’est juste pas humainement possible de répondre à 100 % des mails entrants dans la journée. Sinon, vous ne faites que ça. Et rappelez-vous, on ne vous paye pas pour ça.  Choisissez de répondre en priorité à tous les mails qui sont importants pour vous. Comment savoir lesquels sont importants ?

  • D’abord, tous ceux qui peuvent vous amener une commande en retour mail.
  • Ensuite tous ceux qui répondent à une demande que vous avez faite (avec vos beaux templates).
  • Et bien sûr toutes les offres de prix, si elles ne demandent pas un travail de recherche de cinq heures. Dans ce cas, on en profitera pour les rédiger dans nos horaires de bureaux (le lundi matin, par exemple).
matrice productivité

Merrill Covey Matrix

5/ On ne répond pas à l’urgent.

On ne répond pas à l’urgent. Même si le client note un gros URGENT dans son objet de mail. Même s’il nous demande une réponse asap (As Soon As Possible : Aussi vite que possible). Si vous répondez, faites-le uniquement et consciemment pour tester votre client. Il me demande une offre en urgence, quand passera-t-il la commande ? Le jour même. Super. Le lendemain. Pas mal. Le vendredi d’après. Non. S’il ne passe jamais la commande, vous avez compris. La prochaine fois, il attendra.

 

Certains vous poussent à leur envoyer une offre rapidement pour avoir un devis supplémentaire (et oui, la règle des 3 devis). Et ensuite, il passe la commande à votre concurrent.

Checker la Matrice d’Eisenhower ici. On gère l’important, pas l’urgent.

6/ Désactivez les notifications Facebook.

Pour certains, c’est comme si je leur enlevais un bras. Mais croyez-moi vous survivrez. Les réseaux sociaux sont chronophages encore plus que les mails. Une différence tout de même, Facebook et Instagram ne vous rapportent pas de commandes. C’est juste une distraction qui fait gagner beaucoup d’argent à Mark Zuckerberg et consorts.

NB : Ils ne vous envoient pas de notifications pour que vous soyez au courant de ce que fait votre ami Jean-Paul à 14 h 34 au Mont-St-Michel ou Martine au Starbucks du village de marques de Miramas à 11 h 56. Ils vous ramènent sur leur site à coup de notifications pour vous montrer des publicités de leurs annonceurs préférés.

Désactivez toutes les notifications Snapchat, Facebook, Instagram, Twitter. Restez concentré sur votre job pendant les horaires de travail. Votre performance en sera nettement accrue. Faites l’essai une semaine et goûtez à la vie zen.

Mail like VP PDG

7 / Écrivez vos mails comme un PDG.

Je ne sais pas si vous avez remarqué ce trait familier des PDG et autres VP (Vice-Présidents). On dirait qu’il participe à un concours. Le concours de celui qui écrira le moins de mots sur sa réponse de mail. OK. Yes. Pas d’accord. Lundi. 200K. Action Plan. Pourquoi font-ils ça ?

La réponse la plus logique serait qu’ils n’ont pas beaucoup de temps à consacrer à leurs mails. Mais je n’y crois pas. La réponse est encore plus basique que ça. Il n’y a besoin de rien de plus. Cela suffit pour répondre à la question de leurs collaborateurs. Ça m’a fait réfléchir et j’ai testé quelque chose.

Je me suis mis à me donner un nombre de lignes maximum pour répondre par mail. Au début, j’ai expérimenté 10 lignes. Au bout de trois jours, je me suis rendu compte que c’était encore trop. J’ai réduit à 6 lignes. Pour finir à trois lignes.

N’envoyez surtout pas des mails de 18 paragraphes. Personne ne les lit. Personne ne prendra le temps de lire votre mail en entier. Synthétisez. Faites court. Le plus court possible. (Nico, ne le prend pas mal, mais j’ai pas envie de lire un roman à chaque mail. Il se reconnaîtra.)

Aujourd’hui j’utilise souvent la règle des 6 lignes pour écrire un mail. Et celle des trois pour y répondre. Cela me permet d’être plus concis, précis et structuré. Je vous engage à essayer, dès aujourd’hui. Enlevez le superflu et ne laissez que l’essentiel. Votre destinataire en sera ravi. Il sera plus à même de vous comprendre et donc, de vous répondre plus vite.

Dans leur livre REWORK, les auteurs, Jason Fried et David Heinemeier Hansson, nous racontent qu’à profil équivalent, il embauche toujours celui qui écrit le mieux et le plus simplement. Cela montre quelqu’un de structuré, nous assurent-ils.

Ne me croyez pas sur parole. Pour être plus zen, Expérimentez !

Manu

emmanuel claret

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